Datenschutz bei Fern-Meetings

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams informieren.

Wir nutzen das Tool Microsoft Teams um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings). Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist das jeweilige Unternehmen der WEKO Gruppe mit dem Sie in Kontakt stehen. Nähere Informationen zu den Unternehmen der WEKO Gruppe finden Sie hier.

Hinweis :  Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen.

Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von Microsoft Teams erbracht.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display Name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache, Bild- & Tondaten etc. 

Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen ab- bzw. stummstellen.
Grundsätzlich ist es möglich, dass Online-Meetings aufgenommen und/oder transkribiert (mitgeschrieben) werden. Die Teilnehmer werden zu Beginn des Meetings darüber informiert und können dem widersprechen ohne dass ihnen dadurch Nachteile entstehen. 

Wir verwenden Microsoft Teams, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung(Einwilligung) bitten.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren oder die Transkribieren-Funktion (automatisches mitschreiben) aktivieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Da wir Standorte im EU-Ausland haben und mit internationalen Partnern zusammenarbeiten kann auch die Live-Übersetzungsfunktion, die Sprache in der jeweiligen Landessprache als Untertitel verschriftlicht zum Einsatz kommen. Dadurch werden keine Daten dauerhaft gespeichert. 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der WEKO Gruppe verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Wenn Sie uns eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a; Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) zur Datenspeicherung erteilt haben, speichern wir Ihre personenbezogene Daten bis zum Wegfall der Zweckbindung oder bis zum Widerruf. Sie können jederzeit Ihre Einwilligung für die Zukunft widerrufen.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meeting in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Sie erreichen diesen wie folgt:
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Telefon: +49 (0) 941 298 693 0
E-Mail: [email protected]
Internet: https://www.projekt29.de

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Weitere Informationen zum Datenschutz und Ihren Informationsrechten nach Art. 13 & !4 DSGVO finden Sie unter https://www.weko.com/informationspflichten_13_14_dsgvo.